Kennis · Woo-proces
Woo-proces verbeteren.Eerst begrijpen, dan veranderen.
Procesverbetering van de Wet open overheid in gewone taal. Antwoorden op de vragen die we het vaakst horen van bestuursorganen, gebaseerd op jarenlange praktijkervaring binnen gemeenten en andere bestuursorganen. Zonder verkooppraatje.
Vragen en antwoorden
Zeven vragen over het Woo-proces
Wat is Woo-procesverbetering?
Woo-procesverbetering, ofwel procesverbetering van de Wet open overheid, gaat niet over sneller documenten weglakken of een nieuwe tool aanschaffen. Het gaat om een werkwijze waarin openbaarheid gewoon onderdeel is van het dagelijkse werk van het bestuursorgaan.
Een goed Woo-proces verbindt informatiehuishouding, vakafdelingen, juristen en bestuur. Zo wordt de Woo een verantwoordelijkheid van de hele organisatie en niet van één overbelaste medewerker.
Waarom loopt een Woo-proces vast?
In de praktijk zien we steeds dezelfde oorzaken terugkomen.
De slager keurt zijn eigen vlees
Vakafdelingen bepalen zelf wat openbaar mag, terwijl het beoordelen van uitzonderingen specialistisch werk is dat ook juristen moeten doen.
Appjes en notities verdwijnen
Chatberichten en aantekeningen worden gewist of ten onrechte gezien als iets wat niet onder de Woo valt.
De Woo als neventaak
Bij oplopende druk wordt extern ingehuurd. Na vertrek van de inhuur blijft de kennis bij het bureau en niet bij de organisatie.
Processen sluiten niet op elkaar aan
Systemen, zoekroutes en ondertekening zijn niet goed ingericht, waardoor verzoeken stilvallen en termijnen worden overschreden.
Welke onderdelen moet je onderzoeken?
Een proces doorgrond je pas door op de werkvloer mee te lopen en medewerkers te spreken. Kijk daarbij naar de hele keten.
Systemen en samenwerking
Hoe sluiten zaaksystemen zoals Djuma of inProces aan op mail, chat en netwerkschijven?
Het proces zelf
Hoe loopt een verzoek van binnenkomst tot besluit en waar ontstaan wachtrijen?
Kennisbelegging
Waar zit de kennis, en hoe afhankelijk is de organisatie van één persoon?
Ondertekening
Is duidelijk wie wanneer mag tekenen, en stokt het besluit op die plek?
Welke rollen zijn nodig?
Een volwassen Woo-organisatie leunt niet op één jurist, maar kent een heldere rolverdeling.
Woo-jurist
Beoordeelt uitzonderingen, bepaalt de reikwijdte en bewaakt de procedure.
Vakambtenaar
Levert informatie en context aan en schrijft vanuit de ambtelijke rol, niet als persoon.
Interne aanjager
Verbindt actieve en passieve openbaarmaking en houdt collega's scherp.
Bestuur en leiding
Zorgt voor duidelijke ondertekening, draagvlak en de keuze om openbaarheid echt te beleggen.
Hoeveel capaciteit heb je nodig?
Dat hangt af van het aantal verzoeken, de omvang ervan en hoe snel je ze wilt afhandelen. Wie sneller wil beslissen, heeft meer capaciteit nodig. Wie de keten beter inricht, haalt meer uit dezelfde mensen.
In de Woo-Wijs Checkup Plus rekenen we dit door met een capaciteitsdashboard. Op basis van het aantal verzoeken zie je hoeveel fte nodig is, en door aan de knoppen te draaien zie je wat een kortere afhandeltijd betekent.
Hoe meet je of een Woo-proces goed werkt?
Niet alleen aan het percentage verzoeken dat binnen de termijn is afgehandeld. Een goed proces herken je ook aan weinig ingebrekestellingen en dwangsommen, sterke motiveringen met weinig bezwaar en beroep, rust op de werkvloer bij een groot verzoek en actieve openbaarmaking die herhaalvragen voorkomt.
Wanneer heb je een Woo-procescheck nodig?
Een onderzoek op de werkvloer is zinvol als verzoeken structureel over de termijn gaan, de kosten van externe inhuur blijven stijgen, de raad lastige vragen stelt, of er wrijving is tussen juristen en vakafdelingen over wie wat aanlevert. Ook als Woo-medewerkers overbelast raken is het tijd om het proces te laten onderzoeken.
Procesverbetering in de praktijk
Wil je weten waar jullie Woo-proces vastloopt? In de Woo-Wijs Checkup onderzoeken we het proces op de werkvloer. Met de Woo-Wijs Booster brengen jullie de verbeteringen in drie maanden in de praktijk.
Volwassenheid
De vijf niveaus van een Woo-organisatie
Elk bestuursorgaan staat ergens op deze ladder. Het niveau zegt iets over hoe stevig het proces staat en hoe afhankelijk het is van losse mensen.
Niveau 1
Reactief
Er is nauwelijks structuur. Het proces is afhankelijk van individuele medewerkers en ad hoc keuzes.
Niveau 2
Basis
De belangrijkste stappen zijn ingericht, maar processen zijn beperkt vastgelegd en sterk persoonsafhankelijk.
Niveau 3
Beheerst
Rollen, verantwoordelijkheden en werkprocessen zijn duidelijk beschreven en worden grotendeels consequent gevolgd.
Niveau 4
Geoptimaliseerd
Het proces is efficiënt ingericht, digitaal ondersteund en wordt actief gemonitord en verbeterd.
Niveau 5
Toekomstbestendig
De Woo is volledig geïntegreerd in de organisatie, met vergaande automatisering, datagedreven sturing en een cultuur van continue verbetering.
Op welk niveau staat jullie organisatie?
Met de Woo-Wijs Miniscan onderzoek je over vijftien onderdelen waar jullie bestuursorgaan nu staat. Zo weten jullie waar verbetering het meeste oplevert.
Naar de Miniscan